Bürosoftware-Auswahl
ohne Marketing-Sprech.

In zwei Jahren Software-Suche für meinen eigenen Treppenbau-Betrieb habe ich mit über zwanzig Anbietern gesprochen. Die meisten Verkaufsgespräche waren austauschbar: Hochglanz-Demo, Buzzwords, Preisliste-mit-vier-Sternchen. Aus dem Frust ist später AN Zentrale entstanden. Hier sind die zehn Fragen, die ich jedem Anbieter heute stelle – und nach denen sich Spreu vom Weizen sortiert.

1. Kommt das aus dem Handwerk – oder aus dem Marketing?

Frag den Vertriebler direkt: "Wer hat die Software konzipiert? War das ein Software-Architekt, ein Geschäftsführer aus dem Handwerk, oder ein Marketing-Mensch, der gemerkt hat, dass Handwerker eine zahlungskräftige Zielgruppe sind?"

Die Antwort entscheidet, ob du eine Software bekommst, die deinen Alltag versteht. Wer noch nie mit einer Stahltreppe im Treppenhaus gestanden hat, baut keine sinnvolle Aufmaß-Funktion.

2. Was kostet es im dritten Jahr?

Viele Anbieter locken mit niedrigen Einstiegspreisen und ziehen dann an. Frag konkret: "Was zahle ich heute, was im zweiten Jahr, was im dritten Jahr? Sind die Preise vertraglich gedeckelt?"

Achtung auch auf "Module": Wenn nach drei Jahren plötzlich der Aufmaß-Teil aus dem Paket gestrichen und als Premium-Modul für 49 € extra angeboten wird, hast du ein Problem.

3. Wer hat den Support am Telefon?

Frag: "Wenn ich Donnerstag um 11 Uhr ein Problem habe – wer geht ans Telefon?" Wenn die Antwort lautet "unser Ticket-System", ist das ein Warnsignal. Im Handwerk löst sich kein Notfall durch ein Ticket. Du brauchst jemanden, der versteht, was du sagst, und der Entscheidungskompetenz hat.

Der zweite Test ist die Sprache. Wenn der Support nicht muttersprachlich Deutsch ist oder ein Call-Center außerhalb der EU, hast du im Detail-Gespräch (das im Handwerk oft Detail-Geschichten sind) Reibungsverluste.

4. Welche Daten gehören mir – und kann ich sie exportieren?

Lass dir vor der Unterschrift schriftlich geben, dass die Daten dir gehören und du sie jederzeit als Standard-Format (CSV, XML, idealerweise eine echte Datenbank-Sicherung) bekommen kannst. Ohne Aufpreis.

Wenn der Anbieter hier herumdruckst, hast du im Kündigungsfall ein Problem. Daten-Geiselhaft ist im Software-Geschäft ein verbreitetes Spielchen.

5. Wo liegen die Daten?

EU-Server? Deutsche Server? US-Cloud? Frag konkret, nicht "DSGVO-konform" – das schreibt jeder ins Marketing-Material.

Beispiel-Antwort, die du hören willst: "Hetzner Frankfurt, ISO 27001 zertifiziert, Auftragsverarbeitungsvertrag verfügbar, keine US-Sub-Auftragnehmer." Wenn die Antwort sehr allgemein bleibt, hak nach.

6. Wie geht es bei Mitarbeiterwechsel zu?

Frag: "Wenn ein Mitarbeiter geht, bleiben seine Notizen und Bilder im System? Oder gehen die mit?" Bei vielen App-basierten Lösungen sind die Daten auf dem Endgerät des Mitarbeiters gespeichert und nicht zentral synchronisiert.

Das ist ein riesiges Risiko: Wenn der Monteur das Unternehmen verlässt, sind alle Aufmaße, Fotos und Notizen weg. Stelle sicher, dass alles am Projekt liegt, nicht am Gerät.

7. Was kostet jeder zusätzliche Nutzer?

Pakete mit "ab 5 Nutzern" werden teuer, wenn du sechs Mitarbeiter hast. Frag konkret den Preis pro Nutzer und ob es Mengenrabatt gibt. Achtung auf den Unterschied zwischen "Büro-Nutzer" und "Monteur-Nutzer" – manche Anbieter berechnen das doppelt.

8. Gibt es eine echte Mobile-App – oder nur eine mobile Webseite?

Eine "Mobile-Ansicht" ist eine Webseite, die auf dem Handy responsiv läuft. Eine echte Mobile-App liegt im Store, funktioniert offline und kann mit dem Handy verzahnt sein (Kamera, GPS, Push-Benachrichtigung).

Auf der Baustelle, in Tiefgaragen oder im Funkloch funktioniert die mobile Webseite nicht. Wer im Handwerk arbeitet, braucht eine echte App – iOS und Android, im Store, mit Offline-Funktion.

9. Wie funktioniert der Wechsel weg von euch?

Diese Frage testet das Selbstvertrauen des Anbieters. Wer offen sagt "klar, hier ist ein Export im Standardformat, hier sind die Schritte" ist meistens einer, der die Software auch ohne Lock-in verkaufen kann.

Wer rumdruckst, will dich an sich binden. Das mag kurzfristig dem Anbieter dienen, langfristig nicht dir.

10. Wer entscheidet bei euch, was als nächstes gebaut wird?

Die wichtigste Frage ist die nach der Produkt-Roadmap. Frag: "Habt ihr ein internes Roadmap-Team, oder hört ihr auf Kunden? Wie kann ich als kleiner Betrieb Einfluss nehmen, wenn mir was fehlt?"

Bei den großen Anbietern stehen Mittelständler auf der Roadmap ganz unten. Bei kleineren, spezialisierten Anbietern hast du oft direkten Draht zum Entwickler-Team. Das macht im Alltag einen riesigen Unterschied.

Im eigenen Betrieb haben wir uns für eine selbst gebaute Lösung entschieden, weil keine fertige Software die zehn Fragen sauber beantworten konnte. Daraus ist AN Zentrale entstanden, was wir mittlerweile auch anderen Betrieben anbieten – mit dem expliziten Versprechen, diese zehn Fragen sauber beantworten zu können.

Bonus: Was du in der Demo nicht zeigen lassen sollst

Hochglanz-Demos sind Verkaufsgespräche. Folgende Dinge erlebst du in keiner Demo, aber im Alltag täglich:

• Den Moment, wenn das Internet auf der Baustelle weg ist und der Monteur trotzdem das Aufmaß speichern muss.
• Den Stundenzettel-Donnerstag, wenn fünf Mitarbeiter gleichzeitig Stunden eintippen.
• Den Mitarbeiter, der wechselt und die Übergabe seiner laufenden Projekte.
• Den Steuerprüfer, der zwei Tage in der Werkstatt sitzt und einen Export für 2023 verlangt.
• Die Reklamation, bei der jemand sagt: "Aber der Monteur hat doch zugesagt, dass das mit drinsteht."

Stell diese Szenarien dem Anbieter vor und lass dir konkret zeigen, wie die Software damit umgeht. Nicht im Schaufenster-Demo-Modus, sondern in einem echten Test-Tenant mit echten Daten.

Eine Software, die in diesen fünf Alltagssituationen funktioniert, ist eine Software, die du verantworten kannst. Eine, die nur in der Demo funktioniert, ist es nicht.