XRechnung im Handwerk:
Was 2025 Pflicht ist.

Seit 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Konkret: Wenn dein Handwerksbetrieb eine Rechnung an einen anderen Unternehmer in Deutschland schickt, gelten neue Regeln. Dieser Ratgeber klärt in Klartext, was XRechnung ist, was sie nicht ist, ab wann es ernst wird – und was du als Handwerksbetrieb konkret tun musst.

Was ist XRechnung überhaupt?

Eine XRechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung im XML-Format. Klingt sperrig – ist aber im Kern banal: statt einer PDF mit Bildern, Tabellen und Fließtext bekommt der Empfänger eine maschinenlesbare Datei, die seine Buchhaltungssoftware direkt einlesen kann. Keine manuelle Tipparbeit mehr.

Das Format wurde von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) entwickelt und basiert auf der europäischen Norm EN 16931. Es ist seit 2020 für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes Pflicht und wird ab 2025 schrittweise auch im B2B-Bereich verbindlich.

Wer ist betroffen – und ab wann?

Hier wird's konkret. Der Gesetzgeber hat einen gestaffelten Zeitplan vorgesehen, damit nicht alle gleichzeitig umstellen müssen:

Es gibt Übergangsregelungen für 2025 und 2026: Wer mit seinem Kunden einverstanden ist, darf weiter PDF oder Papier schicken. Aber: ab 2027 (bei größeren Betrieben) bzw. 2028 (für alle) ist Schluss damit.

XRechnung vs. PDF – wo ist der Unterschied?

Eine PDF ist im Kern ein Bild deiner Rechnung. Schön für den Menschen, der sie aufmacht – ein Software-Albtraum für den Empfänger, der die Daten in seine Buchhaltung übernehmen muss. Beträge müssen manuell abgetippt werden, USt-IDs nachgeschlagen, Buchungssätze handgemacht.

Eine XRechnung dagegen ist eine strukturierte XML-Datei. Sie enthält jedes Feld – Rechnungsnummer, Betrag, USt-ID, Leistungsdatum, Position für Position – in einem festen Format. Die Software des Empfängers liest die Datei ein, prüft die Steuersätze, sortiert die Buchungssätze und verbucht das ganze. Ohne Tippen.

Aus Sicht des Senders ist erst mal kein riesiger Unterschied – er klickt im Programm auf „XRechnung exportieren" statt auf „PDF speichern". Die Magie liegt im Hintergrund: Das Format ist standardisiert, also kann jeder Empfänger es lesen, egal welche Software er nutzt.

Die XRechnung ist weniger ein neues Rechnungsformat als ein Datenaustausch-Standard. Wer das einmal verstanden hat, sieht sie nicht mehr als Bürokratie-Hindernis, sondern als ein Werkzeug, das beiden Seiten Arbeit spart.

Was muss ich als Handwerksbetrieb jetzt konkret tun?

Ehrlich gesagt: nicht viel, wenn deine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware modern ist. Was du brauchst:

E-Rechnungen empfangen ist Pflicht – auch wenn du selbst noch klassisch fakturierst

Das ist der Punkt, den viele Handwerksbetriebe übersehen: Selbst wenn dein Betrieb erst 2028 ausstellen muss – ab 2025 muss jeder deutsche Unternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Was heißt das praktisch? Wenn dein Material-Lieferant ab 2026 plötzlich XRechnungen schickt und du sie nicht öffnen kannst, hast du ein Problem. Die Rechnung gilt als zugestellt – auch wenn du sie nicht verarbeiten kannst.

Die einfachste Lösung: eine Software oder ein Buchhaltungs-Postfach, das XRechnungen automatisch einliest und dir lesbar (z. B. als PDF-Vorschau) zur Verfügung stellt. Bei AN Zentrale ist das im Finanzmodul standardmäßig dabei.

Sonderfall öffentliche Aufträge

Wenn dein Betrieb an Behörden, Städte, öffentliche Krankenhäuser oder andere Träger der öffentlichen Hand fakturiert, gilt XRechnung schon seit November 2020 als Pflicht. Hier gibt es keine Übergangsfrist mehr – wer ohne XRechnung anliefert, bekommt im Zweifel kein Geld.

Das gilt vor allem für SHK-Betriebe, Elektriker und Bauunternehmen, die regelmäßig öffentliche Aufträge bedienen. Falls du in dem Bereich tätig bist und noch nicht umgestellt hast: hier ist der dringendste Handlungsbedarf.

XRechnung, ZUGFeRD, EN 16931 – das Format-Wirrwarr aufgelöst

Jetzt wird's technisch, aber bitte einmal durchhalten. Es gibt nicht ein E-Rechnungs-Format, sondern mehrere – die alle zusammen die EU-Norm EN 16931 erfüllen.

XRechnung

Reine XML-Datei, von der KoSIT spezifiziert. Wird in Deutschland für öffentliche Auftraggeber und ab 2025 schrittweise im B2B-Bereich verlangt. Für Menschen schlecht lesbar – man braucht einen Viewer.

ZUGFeRD

Hybrid-Format: eine PDF mit eingebetteter XML-Datei. Sieht aus wie eine normale Rechnung, ist aber gleichzeitig maschinenlesbar. Praktisch für Übergangsphasen, weil sowohl ein Mensch als auch eine Software sie verarbeiten kann. Wird ebenfalls von der EN 16931 abgedeckt.

EN 16931

Die EU-Norm, die im Hintergrund das Datenmodell beschreibt. XRechnung und ZUGFeRD sind beide gültige Umsetzungen davon. Wer eines der beiden Formate beherrscht, ist auf der sicheren Seite.

Worauf bei der Software achten?

Wenn du gerade über eine neue Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware nachdenkst, sind das die XRechnungs-relevanten Fragen:

1. Kann die Software XRechnung ausstellen? Idealerweise mit einem Klick aus dem normalen Rechnungs-Workflow heraus. Nicht als kostenpflichtiges Zusatzmodul, das du erst dazubuchen musst.
2. Kann sie XRechnungen empfangen und einlesen? Das ist ab 2025 Pflicht. Achte darauf, dass eingehende XML-Dateien automatisch als Beleg im System landen, nicht nur als Anhang in der Mail liegen.
3. Wird das Format gepflegt? Die XRechnung-Spezifikation wird regelmäßig angepasst. Wenn dein Anbieter sie nicht zeitnah aktualisiert, fällst du irgendwann durch. Frag nach: „Wie oft updatet ihr das XRechnung-Schema?"
4. Wie sieht die Archivierung aus? XRechnungen müssen 10 Jahre GoBD-konform aufbewahrt werden. Eine Software, die das automatisch macht und im Bedarfsfall den Steuerprüfer-Export liefert, spart dir später Tage Arbeit.

Bei AN Zentrale ist XRechnung-Versand und -Empfang im Pro-Tarif enthalten – ohne Aufpreis, ohne Konfigurations-Setup. Die Rechnung wird wie gewohnt erstellt, beim Versand wählst du XRechnung oder PDF, fertig.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 klingt bürokratisch, ist aber für Handwerksbetriebe weniger dramatisch, als oft dargestellt. Wer eine moderne Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware nutzt, ist mit drei Klicks dabei. Wer noch mit Word-Vorlagen und PDF-Versand arbeitet, sollte 2026 dazu nutzen, das umzustellen – nicht zuletzt, weil größere Kunden es ab 2027 verlangen werden.

Der praktische Vorteil: Du sparst Zeit beim Verbuchen eingehender Rechnungen, deine Buchhaltung wird sauberer, dein Steuerberater bekommt ordentliche Daten geliefert. Das ist nicht nur Pflicht – es ist auch ein Effizienzgewinn.